行政書士法人 Asumia

じつはかなり前から組織としてシステムをしっかりと構築していくことの必要性は感じていたんです。ただ、士業と呼ばれる業界は、自分たちを含めて IT や生産性の向上といった面ではかなり未熟で実践できないでいたんです。

とはいえ、自分たちに必要なものが、メール、カレンダーなど、事業の基盤となるマルチプラットフォームなツール群、そして、情報を集約することができる保管庫であることは明確でした。そこで、いろいろとグループウェアを試していたんです。そんなとき、知古の Web デザイナーから「Google Workspace がいいのでは？」と薦めてもらいました。そこではじめて、このサービスについていろいろと調べたのですが、その機能もさることながら、セキュリティがしっかりしていること、そして安定した稼動性という部分が自分たちに合っていると思いました。どんな仕事にも期限があるのは当然ですが、とくに法律上の申請や手続きの期限は、それを過ぎてしまうと専門家責任といって賠償問題となってしまう可能性が高いです。

そもそも行政書士業界でこういったグループウェアを導入している会社を知っているわけではありませんし、手探りで使い方を模索してきたところもありますが、現在ではかなり業務にフィットする使い方ができていると思います。

まず、メール環境はすべて Gmail で統一しています。メールの分類作業は自動的にできますし、迷惑メールの削除作業もほとんど発生しておらず、とても効率的にメールを使えるようになりました。メールの誤送信による情報漏洩防止のため、社内での簡易な通知、相談などはチャットを使用していますし、カレンダーでは社員全員のスケジュールがひと目でわかります。弊社には同フロア内に司法書士事務所があり、会議スペースを共有しているのですが、その使用予定なども確認しやすく、ミーティング時間の調整も簡単に行えますし、非常に重宝していますね。

そしてもっとも役立っている機能としては、サイトが挙げられます。サイト上には、仕事上のマニュアル、基準、方針などの情報を掲示しているのですが、社員全員が改訂可能とし、つねにアップデートを心がけています。とくにマニュアルは貸倉庫の使い方からはじまり、クライアント来所時の対応手順、電話での対応手順まで、こと細かにアップしています。たとえば電話対応であれば、たいてい最初にお問い合わせいただく内容というのは決まっているため、問答集のようなかたちにしています。電話があれば、ブラウザでそのマニュアルを開き、それを見ながら受け答えをすることでミスを防ぐことができます。

じつは、私はこのマニュアルのおかげで弊社の受任率がアップした、と思っています。というのも、電話でお問い合わせいただいた際、我々はお客様のアポイントメントを取ることを目標としています。電話相談だけでは受任につながりませんから。そこにいたるまでのナビゲート方法をマニュアル化しているので、お客様に相談のテーブルについていただく割合が増える、自然受任率はアップする、といった具合です。