国分グループ本社株式会社

国分グループ本社株式会社（以下、国分）では、8 事業所、グループ企業 41 社（2014 年 7 月時点）を含め、従業員約 5000 名が現在、Google Workspace を使用している。Google Workspace 導入以前は、20 年ほど前に導入したオンプレミス型の電子メール ソフトウェアを使用していた。20 年前といえば、まだ、インターネットがはじまったばかりの時代で、企業としてメールソフトを導入するのは、まさに、国分の精神を証明するかのように、業界でも最先端だった。

2011 年に、第 9 次長期経営計画 「QUALITY300」が立案され、「既存事業のさらなる強化」と「新たな分野へのチャンレンジ」が推進されるとともに、経営課題は、「強い国分に」をスローガンに、営業戦略の強化を図ることとなった。

そのような経営方針が立てられる中、国分グループ本社株式会社が使用していたオンプレミス型の電子メールがスマートデバイスには対応していないという問題があった。さらに、メールサーバーの容量制限があったため、全従業員に対し、既読メールは 3 日で消える設定をしており、従業員の中には、取引先のメールは保存しておきたいという社員が多く、個人の PC に保存。一方、検索機能がないため、必要なメールを探すのに時間がかかり、メールの管理だけでも、個人への負担は相当なものとなっていた。

また、オンプレミス型の電子メールには、メール機能のほかに、カレンダー機能があったのだが、双方の機能が分断していて、ミーティングの予約をしても、それを参加予定者全員に自動的にメールで飛ばすなどができなかった。当時、国分の本社ビル内だけで月に約 2000 回ほどの会議があり、社員の操作負荷を考えると、メールとカレンダー機能については、改革をした方がよいと判断した。

2012 年、国分では、人的リソースの効率的利用とスピード経営を目標に、メールソフトの使い勝手とミーティングの設定の効率化をめざし、全コミュニケーション基盤を改善することにした。新たなグループウェアを導入するにあたり、オンプレミス型のものをいくつか検討したが、短期間で見える投資効果、IT 部門の効率的リソース活用を考えると、当時注目されつつあるクラウドに焦点が絞られた。オンプレミスがいいのではないか?という声があったが、その理由は管理・運用含め、全て自分達でコントロール可能だからであった。それでは、サーバーの買い替えなどにかかるハードウェアコスト、設計に関する時間、さらに、運用・管理にかかわる IT 部門のワークロードが増えてしまうのが課題となった。メールソフトの選定にあたり国分の選択肢として、従来どおりの「オンプレミス型」と「クラウド型」から選択することとし、クラウドソリューションとして最終的に比較したのは、Google Workspace と某クラウドサービスだった。将来性、機能、コストパフォーマンスなど数項目にわたり比較検討した結果、クラウドソリューションとしては「Google Workspace」を選択した。

最終選定会議では「オンプレミス型」と「Google Workspace」との一騎打ちとなったが、Gmail が世界標準であること、世界最速の検索機能を装備しコストパフォーマンスにも優れている点などから Google Workspace を選択。いつのまにか全社員が使えるようになっており、情報システム部担当者が驚いた。通常のソフトウェアの場合、ソフトウェアの使い方を決めるのは、ユーザー側。しかし、Google Workspace の場合、その仕様や使い勝手に沿って使っているうちに、効率的に作業が処理されていくのに気づくようになる。

国分での Google Workspace の使用範囲は、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブが主だ。Gmail や Google カレンダーは、スマートフォン、タブレットなどをはじめとしたスマートデバイスを利用し、いつでもどこからでも、内容を確認できる。Google ドライブは、社内での資料の共有と編集のために使用しているが、1 人が作った資料を複数人数が同時に確認・更新できるのが多大なるメリットで、だれかがファイルを開いているから、他の人が作業できず、ファイル閉じてください、などと言う必要がなくなり、さらに、無駄な待ち時間がなくなった。

IT 担当者として特筆すべきは、Google Workspace の管理画面が使いやすいということだ。誰がどんな機能を使っているか、誰が重いファイルを送っているか、その他誰がどんな作業をするために、何を使っているのか、瞬時に確認できるようになった。

Google Workspace 導入以前は、IT 担当者が分析ツールを作り、従業員がどのように使っているかなど調査し、その結果に関する CSV ファイルを加工していた。ボタンを押せば、自分が求める情報が表示されるということはなく、必要なデーターを使える形に加工する必要があった。今は、画面を開けば、必要なデーターが一瞬にして見られる状況にあるので、IT 担当者は、システムの構成や運用・管理などに煩わされることなく、経営戦略にもとづいた IT 戦略の立案と IT 戦略の効率的な実施に集中することができるようになり、システム部門の在り方も変わってきた。

社内またはグループ会社の従業員に対する Google Workspace の説明については、1）全国の拠点へ情報システム部員 3 名と外部講師 3 名が約 2 ヶ月をかけて操作説明、2）社内ポータルで説明（基本操作マニュアルを添付）、3）社内報で告知、そして、4）導入当初 1 ヶ月、外部委託のヘルプデスクを採用した。ヘルプデスクへの質問は、月に 200 ~ 300 件。2 ヶ月目以降は、デスクトップへの保存はどうするのか、メール本文をテキストで保存したい、など質問が来た。

オンプレミスを使っていたため、クラウドでは自動保存されるなどの意識がなかなか定着せず、また、以前の慣習が残っており、メールをデスクトップ上に保存していなければ不安だと思っている人も多かったようだが、慣れるまでにそんなに長くはかからなかった。